《吉林省机关档案工作规范化管理测评办法（施行）》
第一条 为加强全省机关档案工作，不断提高机关档案工作规范化管理水平，强化国家档案资源建设，更好地为机关各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》、《机关档案工作条例》、《吉林省档案条例》及有关规定，结合我省机关档案工作实际，制定本办法。
第二条 本办法适用于全省各级党政机关、人民团体、事业单位和社会组织（以下简称机关），驻吉机关事业单位可参照执行。
第三条 吉林省机关档案工作规范化管理测评依据《吉林省机关档案工作规范化管理测评细则》（见附件2）进行。
第四条 吉林省机关档案工作规范化管理测评分为示范、优秀、标准三个等级，示范等级为机关档案工作规范化管理最高等级。测评采用100分制，设加分项10分。100分（含100分）以上者为示范档案室，90—100分（含90分）者为优秀档案室，80分一90分者为标准档案室。
第五条 省档案局负责组织全省各级机关申报示范等级、省直机关申报优秀、标准等级的测评。市（州）档案局负责组织对所属区域各级机关申报优秀等级、市(州)直机关申报标准等级的测评。县（市、区）档案局负责组织对县级机关申报标准等级的测评。省档案局将不定期进行抽查。
第六条 吉林省机关档案工作规范化管理测评工作由各级档案行政管理部门组织的测评小组负责进行，测评小组中相应等级测评员不少于3人。测评员应熟悉机关档案工作，准确掌握测评细则，工作认真负责，秉公办事。省示范等级测评员由省档案局聘任。省优秀、标准等级测评员由市（州）、县（市、区）档案局聘任，聘期3年。
第七条 吉林省机关档案工作规范化管理测评依据各机关档案工作实际，对应申报。申报示范等级须取得优秀等级后，经一年巩固和提高，再行申报。近三年档案室发生重大安全事故（如火灾、失泄密、因保管不当档案实体严重损坏、损失等）不得申请测评。
第 吉林省机关档案规范化管理采取计划管理方式进行，申报单位年初应向同级档案行政管理部门提出申请，各级档案行政管理部门按计划与权限组织测评。
第九条 申请测评单位应提供以下材料：1.申请报告。2.自检报告。主要内容包括本机关基本情况、档案工作管理情况、自检评分情况等。3.《吉林省机关档案工作规范化管理申报表》(见附件3)。4.相关证明材料目录。
第十条 测评采取听取汇报、审查申请材料及相关证明材料、实地察看、核定分数，形成测评反馈意见，向机关领导及档案人员反馈测评情况，并填写《吉林省机关档案工作规范化管理审批表》（一式两份，见附件4），报相应档案行政管理部门审批等方式进行。
第十一条 测评工作要求坚持标准，实事求是，被测评单位要积极主动提供相关印证材料，测评过程中若发现有弄虚作假行为，取消被测评资格，并予以通报批评。
第十二条 各级档案行政管理部门根据测评小组意见，填写审批意见，并于每年年底前公布等级测评名单。机关档案工作规范化管理等级标牌与证书由各级档案行政管理部门分别监制与颁发。
第十三条 吉林省机关档案工作规范化管理等级有效期为3年，3年届满，由各级档案行政管理部门组织复查，复查合格后办理换证手续。复查不合格，限期整改，整改后仍未合格者，取消其相应等级并予以公布。
第十四条 吉林省机关档案规范化管理等级是衡量机关档案工作水平的重要标志，获得优秀（含）以上等级是评选全省档案工作优秀集体和优秀个人的重要依据。
第十五条 根据《中华人民共和国档案法》第九条、《吉林省档案条例》第六条规定，对在机关档案工作规范化管理中取得突出成绩的单位或个人由本单位予以奖励。
第十六条 本办法由吉林省档案局负责解释。
第十七条 本办法自2009年9月1日起实行。
附件1：
吉林省机关档案工作规范化管理测评细则
测评
| 体系 | 测评内容 | 测 评 细 则 | 分值 | 备 注 |
| 一、 组 织 体 系 建 设 23＋3分 | 1. 管理机构 （6分） | 建立与机关档案工作相适应的档案管理机构。 | 1分 | 档案管理部门设置不适应机关档案工作需要的扣0.5分。 |
| 明确机关一位领导分管档案工作，机关综合部门负责人主管档案工作1分；切实解决档案工作中存在的人员、经费、设备、业务等实际问题1分。 | 2分 | 无文字记载、无实例说明领导解决实际问题扣1分。 |
| 档案工作坚持集中统一管理的原则。机关形成的文书、会计、声像(照片、录音带、录像带等)、科技( 基建、设备等)、业务、电子文件（文本电子文件、图像电子文件、音视频电子文件等）等各种门类和载体的全部档案实行了集中统一管理。 | 3分 | 每缺1类扣0.5分。 |
| 2.管理职责 （3+2）分 | 依法履行对本系统和直属单位监督、检查与指导职责。近3年每年召开1次专门会议、定期组织检查或举办档案人员业务培训 。 | 2+2分 | 无文字记载扣1分，本系统和直属单位档案工作规范化建设测评率达60%以上加2分。 |
| 学习、宣传、贯彻执行《中华人民共和国档案法》及《实施办法》、《吉林省档案条例》等国家和地方有关档案工作的法律、法规和规章。 | 1分 |
| 3.管理人员（7分） | 配备了与机关档案工作发展相适应的专（兼）职档案人员，且相对稳定1分；机关内各职能部门设兼职档案员，负责文件材料的收集、整理、归档工作1分。 | 2分 | 兼职过多，每年不能在规定时间内完成文件材料归档任务的扣1分。 |
| 档案人员应具有较高的政治素质，大专（含）以上文化程度1分；经过同级档案行政管理部门岗位培训，持证上岗1分；积极参加当地档案行政管理部门组织开展的各项活动，学习订阅档案专业书刊1分。 | 3分 | |
| 近3年机关或个人受到档案行政管理部门表彰（上级表彰2分，同级表彰1分）。 | 2分 | |
注：带*符号项目为示范档案室必须达到的项目。
吉林省机关档案工作规范化管理测评细则
测评
| 体系 | 测评内容 | 测 评 细 则 | 分值 | 备 注 |
| 4.规章制度（7+1分） | 档案工作纳入机关目标管理考核工作中1分，建立档案人员岗位责任制0.5分。机关档案工作年初有计划、年末有总结0.5分。 | 2分 | |
| 建立健全机关文件材料的归档、档案的保管、保密、统计、鉴定与销毁、移交（交接）、查借阅等项工作制度，并认真执行。 | 2分 | 每缺一项制度扣0.3分，没有印发文件扣1分。 |
| 制定本机关、本系统各种门类与载体的文件材料归档范围和保管期限表、档案分类大纲、编号方案等档案业务规范性文件。 | 3+1分 | 每缺一项扣1分。 经同级档案行政管理部门同意，制定本系统、本行业的专业档案管理办法、制度、业务标准和技术规范加1分。 |
| 二、 基 础 业 务 建 设 26分 | 5.档案收集（6分） | 各门类、各载体归档文件材料收集齐全3分，收集与档案有关的资料2分。 | 5分 | 文书档案现场抽查机关收、发文登记簿，对应归档而没有归档的核心文件，如重要的会议记录（纪要），重要的各种年度统计数据、报表，重要的人员名册、名单，重要的工作会议材料，领导重要讲话、批示等，缺一份扣1分，其它缺一份扣0.5分。其他各门类、载体档案比照文书档案的扣分标准赋分。依据各单位职能，重点考核涉及民生的文件材料是否收集齐全。 |
| 各门类、各载体档案的归档时间、整理完成时间符合国家、省有关规定。 | 1分 | 未按规定时间归档、未按规定时间完成整理工作的每年扣0.3分，连续3年未按规定时间完成的此项不得分。 |
注：带*符号项目为示范档案室必须达到的项目。吉林省机关档案工作规范化管理测评细则
测评
| 体系 | 测评内容 | 测 评 细 则 | 分值 | 备 注 |
| 二、 基 础 业 务 建 设 26分 | 6.档案整理（5分） | 保管期限划定准确，档案质量符合国家和省档案行政管理部门的有关规定。 其中，保管期限划定准确2分，各门类、载体档案应符合相关整理质量要求3分。 | 5分 | 保管期限划分不准确每卷（件）扣0.2分；重点抽查近5年档案质量，文书档案不符合《归档文件整理规则》的每件扣0.2分。其他各门类、载体档案比照文书档案的扣分标准相应扣分。 |
| 7.档案保管（5分） | 库内档案排列科学有序0.5分，有档案存放位置索引图0.5分，密集架、档案柜上标识清晰0.5分，库房整洁卫生0.5分，有温湿度记录0.5分，有库房安全检查记录0.5分。 | 3分 | 档案保管存在安全隐患此项不得分。 |
| 各类档案卷皮、卷盒、各种目录表格的格式标准符合国家和省档案行政管理规定。 | 2分 | 不符合规定的扣1分。 |
| 8.档案鉴定（1分） | 成立机关档案鉴定工作小组，对超过保管期限的档案进行鉴定 0.5分；档案销毁符合国家和省档案行政管理部门的有关规定0.5分。 | 1分 | 鉴定、销毁不符合规定的各扣0.5分。没有销毁任务的和其他特殊原因的不扣分。 |
| 9.档案移交（2分） | 定期向同级国家综合档案馆移交到期应当进馆的档案。 | 2分 | 没有正当理由拖延移交的扣2分，没移交任务的不扣分。 |
| 10.档案统计（4分） | 建立全宗卷，并符合《全宗卷规范》要求。 | 0.5分 | 未建全宗卷扣1分，卷内材料不全缺1项扣0.5分。 |
| 建立档案统计台帐，档案收进移出登记清楚1分。建立档案统计数据库0.5分。 | 1.5分 | |
| 每年及时、准确填报《档案基本情况统计年报》。 | 1分 | 现场查看近 5 年存档年报表，缺年不报的不得分。 |
| 档案人员调整时，要全面清点室藏档案数量，登记台帐与档案实物相符，新老档案人员交接工作，办理交接手续。 | 1分 | 没有签字手续的不得分。 |
| 11.信息报送（3分） | 及时向当地国家综合档案馆报送公开信息的电子及原始文本2分；实现在线报送的3分。 | 3分 | 报送文件不全的扣1分。 |
注：带*符号项目为示范档案室必须达到的项目。
吉林省机关档案工作规范化管理测评细则
测评
| 体系 | 测评内容 | 测 评 细 则 | 分值 | 备 注 |
| 三、 基 础 设 施 建 设 12分 | 12.库房条件（5分） | *有的档案库房，且库房、阅览室和办公室三分开。 | 3分 | 缺一项扣1分。 |
| 库房面积能满足本机关5—10年以上档案保管需要1分，档案装具符合要求1分。 | 2分 | 使用木质档案装具不得分。 |
| 13.设施设备（7分） | 档案库房配备防盗、防火、防尘、防潮、防虫、防光、防高温、防污染的设施设备4分。 | 4分 | 库房应配有空调、去湿机、加湿器（不需设备温湿度能达标者，不扣分）、温湿度表、防磁柜、吸尘器、消防设备、遮光窗帘，缺一项扣1分，扣满4分为止；未定期更换防虫药品扣1分；连续3个工作日温湿度超标扣1分。 |
| 档案部门配置了计算机、打印机、刻录机、扫描仪，复印机、照相机等现代化管理设备3分。 | 3分 | 无计算机扣1分，无扫描仪、打印机每项扣1分，其他根据工作需要酌情扣分。 |
| 四、 信 息 化 建 设 21＋5分 | 14.规划 （1分） | 档案信息化建设列入本机关信息化建设规划，与之同步实施，同步发展。 | 1分 | |
| 15.电子文件管理（6分） | *配置且使用符合国家规范要求的档案管理软件。 | 4分 | 工作需要配备网络版档案管理软件的单位，配备单机版酌情给分。 |
| 实行文书、档案文档一体化管理。 | 2分 | 实现无纸质化办公的机关，归档时，应同时保存文件的电子版本、纸质版本或缩微品。 |
注：带*符号项目为示范档案室必须达到的项目。
吉林省机关档案工作规范化管理测评细则
测评
| 体系 | 测评内容 | 测 评 细 则 | 分值 | 备 注 |
| 四、 信 息 化 建 设 21＋5分 | 16.数据库建设（14+5分） | 2006年起纸质档案与电子档案实行配套管理。 | 2分 | |
| 建立各门类、载体的档案案卷级目录数据库2分，案卷级目录全部录入数据库3分。 | 5分 | 应用档案管理软件，文件级目录全部录入目录数据库的，无案卷级目录数据库不扣分。 |
| *室藏各门类、载体的档案建立文件级目录数据库。 | 3+2 | 文件级目录全部录入数据库加2分，可按比例加分；示范档案室必须实现文件级目录检索。 |
| *建立室藏主要档案（文书、业务、声像等）全文数据库。 | 3+3 | 永久保存档案全部实现全文数字化加3分，可按比例加分；示范档案室永久保存档案全文数字化必须达50%。 |
| * 2008年以来进馆范围内的档案向同级档案馆移交时能够同时移交全文数字化档案。 | 1分 | |
| 五、 开 发 利 用 建 设 18＋2 分 | 17.检索工具 （1.5分） | 编有文书、业务、会计、声像（照片、录音带、录像带）、科技（基建、设备）档案目录等档案检索工具。 | 1.5分 | 缺1种目录扣0.5分。2000年以来手工抄写的每一种目录扣0.2分。 |
| 18.档案利用（6.5分） | 档案人员熟悉室藏档案，调卷迅速、准确，服务态度良好。 | 0.5分 | |
| *在单位局域网公布开放档案目录2分，实现网上利用2分。 | 4分 | |
| 建立档案资料查借阅登记和利用效果反馈记录1分，建立档案利用登记数据库1分。 | 2分 | |
注：带*符号项目为示范档案室必须达到的项目。
吉林省机关档案工作规范化管理测评细则
测评
| 体系 | 测评内容 | 测 评 细 则 | 分值 | 备 注 |
| 19.档案资源开发 （10+2分） | 近3年，编辑档案利用典型实例汇编1分，在相关媒介上宣传档案工作2分。 | 3分 | |
| 编制《组织机构沿革》、《大事记》、《全宗介绍》等参考资料，每种1分。 | 3分 | |
| 利用档案资源为机关中心工作服务，编写档案专题汇编、基础数字汇编、专题资料、专题概要等2分，档案信息开发成果实现网络共享2分。 | 4+2分 | 举办各种展览（含网上办展）、编辑出版书籍、拍摄电视专题片等加2分。 |
注：带*符号项目为示范档案室必须达到的项
附件3：
吉林省机关档案工作规范化管理测评申请表
| 申报单位名称 | |
| 申报测评等级 | | 申请测评时间 | |
| 档案人员姓名 | | 联系电话 | |
| 单位地址及邮编 | |
| 申 报 单 位 情 况 | 盖 章 年 月 日 |
| 档案 行政 管理 部门 意见 | 盖 章 年 月 日 |
附件4：
吉林省机关档案工作规范化管理测评审批表
| 单位名称 | |
| 测评时间 | | 测评等级 | | 测评得分 | |
| 测 评 小 组 意 见 | 测评小组组长（签字） 年 月 日 |
| 档 案 行 政 管 理 部 门 审 批 意 见 | 盖 章 年 月 日 |
