２０１３年（第４２卷）第８期 浅谈如何做好人事档案的管理工作 马江燕 （甘肃省天水公路总段高等级公路养护中心，甘肃天水７４１０００） 摘要：人事档案是国家机构、社会组织在人事管理活动中形成的，记述和反应个人经历和德才表现等情况，以人头为单 位集中保存，以备日后查考的文字、表格及其他各种形式的原始记录。作为人才信息重要载体的人事档案，是各单位人才 的主要信息源；所以管理好人事档案，在人才资源开发方面起着重要的作用。但事业单位的人事档案管理仍然存在着很 多不足之处，本论述将从人事档案的管理工作中遇到问题进行探讨，并进一步提出改进策略和措施，以此提高人事档案的 利用水平。 关键词：人事档案；不足；管理工作 １概述 写和保管存档工作，只要保证不丢失，能应付外部单位 日常调查就可以了。 很多人认为人事档案没什么用，可有可无；但是在 所以很多单位领导不会把人事档案管理工作安排 现代的劳动管理中，人事档案可以作为缴纳社会 到工作议事日程中，长此以往，单位人事档案将越发无 保险、职务升迁、工资调整、办理婚姻状况证明、申报职 序和难于整理，甚至会遗漏信息，导致人事档案工作长 称等的依据。． 期处于被动应付状态，对干伍的调动、职称评定等 从事业单位的人力资源管理角度来谈，具体说来 工作造成不利影响。 人事档案有着四点作用：一是考察人事的依据，即了解 ２．２管理手段落后并且缺乏管理力量 考察个人的教育及工作、家庭背景等经历的重要资料 由于对人事档案管理工作的不重视，所以在选用 来源；－－是澄清事实的证据，因为人事档案的真实性， 人事档案管理人员并不曾考虑其专业性，甚至没有接 所以对于某些突发事件可以作为证据调用；三是人才 受过专业的档案知识的培训和学习，在上岗后由于对 开发的信息，即可以用于单位或者组织对于人员的升 档案管理工作的重要性和档案收集、整理、归档、装订 迁、调用等安排的背景资料；四是历史研究的史料，这 具体业务的不了解，直接导致档案管理工作的各种 点主要对于从事重要工作岗位或者有突出贡献者，在 失误。 未来的历史研究中，是对个人履历的真实材料。 许多档案管理人员并不是专职管理者，可能是身 综上述，人事档案无论对于个人劳动利益，还是对 兼数职，所以在档案管理工作中投入的精力也不够。 于事业单位管理角度都有着不容忽视的作用，但是在 当有新材料时，每次只是简单将其放入档案盒内了事， 具体操作过程中，人事档案还是存在问题。 并没有做资料的分类整理和记录工作。随着事业单位 ２ 人事档案管理工作中的不足之处 的人事制度不断地深化和改革，机构重组，人员岗位变 动的情况越来越多，如不能及时对相关人事资料加以 ２．１ 人事档案管理的重视不足 整理和记录，也直接影响该单位人事其他工作的进度。 人事工作虽然不是单位的主要业务工作，不会直 在人事档案管理的硬件设施方面，也停留在较低 接创造经济效益，所以很多人包括部分领导干部对人 水平，不曾考虑防火、防潮、防盗；只是采取盒装并且存 事档案工作的认识都存在一些误区，认为无非就是抄 放办公室或者库房的某书柜中；再经过长期手工翻看 作者简介：马江燕（１９７４一），女，汉族，甘肃天水人，大学本科，主要从事劳动工资管理工作。 ２７ ２０１３年（第４２卷）第８期 原件，阳光多次照射，造成纸张发黄变脆、字迹褪色等 现象，直接影响到档案的完整与安全。 ２．３ 人事材料不准确和不完整 的温湿度（温度１４℃一２４￣Ｃ，相对湿度４５％ ６４％）． 并且要注意对各项设施和文件柜进行检查。 人事档案的保管必须建立登记制度，并定期进行 核对，发现问题及时解决；严禁任何个人私自保存和复 在２０１２年度我单位人事档案的检查中发现，很多 认得学历材料、继续教育材料、职称证书材料都不齐 制人事档案；人事档案只限在档案库房查阅，一般不得 全。很多员工在工作后参加继续教育或者考取资格认 证后的材料都没有及时归档，造成档案材料的不完整。 甚至基本的年龄，参加工作年限等基本信息，在材料 中也出现前后内容不一致的错误，这样的问题就给员工工 资调级、职称评定、退休手续的办理带来了很多麻烦。 ２．４人事档案管理制度执行不到位 档案管理工作是一项制度性较强，且具有规范性 和保密性的工作，如果没有制度的规范和约束，档案管 理工作就会“不成方圆”。目前，大多数的事业单位虽 然都建立了一套人事档案管理制度，分别从保密、收 集、保管、归档、查阅、借阅等多方面对日常的档案管理 工作进行说明和业务指导。很多单位虽然有了制度， 但是并没有按照制度进行工作；这种不到位不仅体现 在档案管理人员的执行不力，也体现在单位内其他领 导和个人的不照章办事上。 ２．５ 人事档案管理未能使用计算机信息化处理 如果单纯的按照老办法，保存纸质材料，并且在调 用和借阅时都取用纸质材料，不久的将来，一定会损坏 甚至丢失。在信息化时代人事档案管理如果还没有使 用信息化处理，将会大大的浪费人力成本，并且不能对 纸质原件进行长期完好保存。 ３ 关于改善人事档案管理的建议 ３．１加强重视和领导 事业单位要做好档案管理，首先要加强对此项工 作的重视程度，要把它放在单位干伍建设的高度 来看待，并要纳入到日常工作安排和日程当中。事业 单位领导要定期或者不定期对单位的档案管理工作进 行检查、指导、督促，发现问题并解决问题，并建立人事 档案管理的考核机制，对于管理工作不到位的人或者 事及时追究责任，以此进一步将人事档案管理制度落 实到实处，推进其制度化、规范化和科学化。 ３．２优化基础设施建设，建立保管制度 为保证档案文件的长期完好保存，必须要加强档 案工作的基础设施建设。如配置坚固防水、防潮的铁 质的档案柜，档案管理办公室内要配备必须的防火设 施，避免高温阳光直接照射，要保持库房的清洁和适宜 ２８ 借出。特殊情况需要借出，须按人事管理权限征得有 关部门领导批准；查阅档案人员要爱护档案，切实维护 档案的完整与安全，不得私自将档案卷折叠、拆卸调 换、涂改、划道、复制、更不得遗失。 ３．３加强信息化建设 要保证人事档案资源科学、有效整合，必须要着手 建立信息化的档案数据管理。建立电子格式的档案数 据文件，在保证保管好档案实体的基础之上，将所有人 事档案数据全部录入计算机，并且通过计算机系统对人 事数据进行整合和分析，可以对其进行综合评价，更加 快速和高效的录入档案检索和查询信息，以便日后为提 拔、选用干部和人员考核提供信息和决策依据。 在将纸质版数据转化为电子格式之后，可以建立 每个人档案信息平台，以姓名、身份证号、照片、岗位等 重要信息作为检索，以人事档案的目录作为条目链接， 并随时增加个人的教育、成果、考核、奖惩等其他信息， 随时实现档案的动态管理和补充。要达到以上的管理 目的，必须要建立在软件系统基础之上，并保证配备相 应的计算机、打印机等设备，使事业单位的人事档案管 理工作实现信息化。 最后，要注意电子档案的安全保密工作，电子文字 修改后是不留痕迹的，电子档案的安全保密是档案信 息化管理的前提工作。 ４结束语 人事档案管理工作是一项长期而细致的工作，要实 现人事档案管理的正规化、制度化和信息化，要将重视 态度摆在第一位，并且根据目前管理工作中遇到的问题 进行相应的分析和改善，采取对应的解决措施，切实提 高事业单位人事档案管理的工作效率和工作成果。 参考文献： ［１］朱玉嫒．干部人事档案工作的现状与对策［Ｊ］．中国档案， １９９８（０８）． ［２］ 汤耀国．人事档案“命运之符”的命运［Ｊ］．嘹望，２１３０６（０１）． ［３］ 纪红卫．对人才引进中“重新建档”的冷思考［Ｊ］．北京档 案，２００２（０７）．
