应用文写作

2.应用文的特点

（1）文体的实用性

实用性，是指应用文无论在处理公共事务还是私人事务中，都具有实际应用的价值。“实用”是应用文最重要的特点，文中不仅要摆出这个问题是什么，而且要明确提出解决这个问题的具体意见、办法, 直接为解决现实问题而写。实用性是判断应用文好坏的价值尺度。

应用文的实用性还表现在写作的时效性上。延误时间，时过境迁，就失去它的实用价值。

（2）体式的规范性

应用文体式的规范性主要表现在两个方面：一是文种的规范，即办什么事用什么文种，有大体的规定，不能乱用。二是格式的规范，即每一文种在写法上有大体的格式规范，不能随意变更。

（3）内容的真实性

真实性是指内容的真实确凿，实事求是。应用文是管理工作的工具，要为解决现实问题，指导实际工作服务，因而它完全排斥虚构和杜撰，文中所写的数据、材料等，要真实、准确；所发布、传达的上级指示精神是确切，没有经过任何艺术加工，否则作者将承担一

定的行政和法律责任。

（4）语言的简明性

简明性是指应用文在语言上尽量简洁、明确。应用文是办事的,简洁，才能提高办事效率；明确，才能保证工作质量。应用文要避免使用一些不切实际的形容词和不适宜的比拟、夸张等修辞方法。

（二）应用文的分类

1.公务文书

公务文书，简称公文。人们通常说的公务文书有广义和狭义两种理解。广义的公文指法定机关、社会团体、企事业单位在公务活动中形成的、具有规范格式的文书材料。其中包括行政公文、事务文书、各类专用文书等。狭义的公文，专指行政机关公文。行政机关的公文（包括电报，下同），是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具，即2000年8月24日发布的《国家行政机关公文处理办法》中列出的十三种公文：“命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要”。

2.事务文书

事务文书是机关、团体、企事业单位为反映事实情况、解决问题、处理日常事务而普遍使用的文书，它具有很强的实用性、事务性和某种惯用格式。从广义上说，事务文书也是一种公务文书，目的是处理公务和传递信息，使用“事务文书”这一名称，是相对于正

式公文而言的。如：计划、总结、调查报告、述职报告、简报、规章制度等。

3.专用文书

专用文书是指在一定的业务范围内，按照特殊需要而专门使用的文书。如：

（1）传播文书

（2）谋职文书

（3）经济文书

（4）法律文书

（5）科研文书

4.日常文书

日常文书是指机关、团体、企事业单位和个人在日常生活、工作和学习中所使用的，具有一定规范体式，能起交流思想、沟通感情、传递信息等作用的应用文书。如：书信、日记、条据、启事、对联、感谢信、表扬信、申请书、慰问信、请柬等。

（三）应用文的主旨

主旨指应用文的中心意思，是作者的意图、主张或看法在文中的体现。主旨也指应用文的行文目的、文本内容或对客观事物的态度等。主旨是应用文的灵魂，它决定着应用文

质量的高低、价值的大小、社会作用的强弱。应用文的主旨与其它要素相比处在统帅的地位，材料的取舍、结构的安排、语言的运用、表达方式的选取都要围绕着它进行。对应用文主旨的要求是：正确、直露、单一。

（四）应用文的材料

应用文的材料是指撰写者为表现应用文主旨时所搜集、摄取或写入文之中的一系列事实、数据或论据。材料是应用文写作的基础。如果说主旨是应用文写作的灵魂，那么材料就是应用文的血肉。没有材料，主旨就不能确定。应用文的材料主要分为理论材料和事实材料两大部分。理论材料主要有方针、、各种法律法规及科学原理、定律、学说等；事实材料主要有事件与情况、实物与现象等。材料与写作休戚相关，应用文从搜集材料到文章定稿，实质上是一个搜集、分析、综合、选择、排列、组合材料的过程。对材料工作要抓好以下三个环节：

1．搜集材料

根据特定的写作目的，应用文搜集材料要做到丰厚典型。所谓丰厚，指力所能及，全面占有材料。所谓典型，指材料能够揭示事物的本质，代表事物的特征。丰富指的是材料的数量，典型指的是材料的质量，没有一定的数量，也无所谓质量。二者是辩证统一的。

应用文搜集材料的途径一般地说主要通过直接获取与间接获取两条途径。1、直接获取是指作者亲自从现实生活中获取。如运用观察、实地调查、访问、问卷、开调查会等方法直接搜集材料。2、间接获取是指作者通过某种传播媒介所获得的材料。如各种记录、报表、统计数字、报刊、书籍、部门或单位的档案等获取大量的间接材料。

2．分析材料

搜集到大量的材料，明确了写作的主旨，接下来就是分析材料的真伪。材料的真实是应用文写作的生命。分析材料的真伪主要从二个方面：一是分析材料的客观真实性。材料的客观真实是指作者不能根据需要随意编造，不能移花接木和虚构、夸张。二是分析材料的本质真实性。材料的本质真实是指现实社会中，有些偶然的个别现象，从局部看，它确实存在于客观实际，是真实的，但就整体而言，这些偶然的、个别的真实现象却不能反映事物的整体面目和内在本质。因此，在分析材料客观真实性的基础上，作者还必须分析材料的本质真实性，以便及时剔除那些不能反映事物本质真实的虚伪材料。分析材料的总原则是：去粗取精，去伪存真，由此及彼，由表及里。

3．选择材料

选择材料是指在搜集和分析材料的基础上对具备候选资格的材料进行筛选取舍。经过分析的材料，并不能都写进应用文中去，还须按照一定的原则对其进行筛选。选择材料是分析材料的深化。应用文选择材料主要是根据主旨需要选择那些典型、真实、新颖的材料。所谓典型材料是指能够集中、深刻地表明事物的本质及共性，同时又带有鲜明的个性色彩，“以一当十”的材料。所谓真实性材料是指材料既是生活中客观存在的事实，又要能反映客观事物的本质和主流。新颖材料是指材料具有新鲜的意义，思想有一定的深度，同时又具有很强的感染力、吸引力。新颖材料有两种情况，一是这个材料是以前没有人用过的，二是以前虽有人用过，但我用时却发掘出新的含义。

（五）应用文的结构

应用文的结构是指应用文内部的组织构造，也是安排材料、谋篇布局的方式。结构是

应用文的骨骼，材料是应用文的血肉，主旨是应用文的灵魂。没有骨骼血肉无所附，灵魂无所依，应用文的骨骼是否有机、和谐的统一成一个整体，直接影响到应用文的表达效果。应用文的结构与一般文章一样，包括开头和结尾，层次和段落，过渡和照应等，下面按开头、主体和结尾三个部分予以介绍：

1．开头

开头，是指文章从什么问题写起，从哪里下笔。由于写作内容、文种、目的等不同，应用文的开头方式常见的有：

（1）概述式

概述式是在开头部分用叙述的方法，概括地写出写作对象的基本情况、问题、或写出工作的基本过程。这种开头，多用于“调查报告”、“简报”、“总结”、“会议记要”等。

（2）目的式

目的式是开头就开宗明义，说明写文章的目的。这种开头常用于情况通报、通告、通知、意见等文种。

（3）根据式

根据式是根据法律、法令；文件精神，领导指示；或对方来文；或存在的问题，突发事件等行文。这多用于决定、调查报告、市场预测报告、合同等

（4）提问式

提问式是开头就开门见山地提出问题，制造一个悬念，发人深思，然后引出正文。情况通报、调查报告、会议纪要、学术论文、新闻等，有时用这种方式开头。

（5）说明式

说明式是开头先对要写的对象的背景、情况做一些说明，在此基础上引出正文。这种开头多见于调查报告、新闻、通讯、广告等。