办公软件复习资料

1.对齐方式：左对齐 右对齐 居中 两端对齐 分散对齐, 默认方式是左对齐。

2.字号的比较：WORD中对字体的大小同时采用了两种不同的度量单位，其一是我们中国人所熟悉的“字号”，另外一种则是以“磅”为度量单位。

当用“字号”作度量单位时，“字号”越大文字越小，最大的字号为“初号”，最小的字号为“八号”。当用“磅”作度量单位时，“磅”值越大文字越大，最大的磅值为72磅，最小的为5磅。（实际上最大的磅值不止是72磅，选中要变大的字，在“字号”小窗口里输入一数字，如280，再回车，选中的字就变成280磅了。）

3.视图方式：

普通视图的作用：用于快速输入文件、图形及表格并进行简单的排放，这种视图方式可以看到版式的大部门（包括图形），但不能见到页眉、页脚、页码也不能编辑这些内容不能显示图文的内容，以及分栏的效果等，当输入的内容多于一页时系统自动加虚线表示分页线 （最佳录入视图）

Web视图：在该视图中，Word能优化Web页面，使其外观与在Web或Intranet上发布时的外观一致，可以看到背景，自选图形和其他在Web文档及屏幕上查看文档时常用的效果（最佳网上发布视图）

页面视图：用于显示整个页面的颁布状况和整个文档在每一页上的位置包括文件图形，表格图文框，页眉、页脚、页码等，并对它他进行编辑，它具有“所见及所得”的显示效果与打印效果完全相同，可以预先看见整个文档以什么样的形式输出在打印纸上，可以处理图文框，分栏的位置并可以对文本、格式及版面进行最后的修改（最佳排版视图）

大纲视图：用于显示文档的框架，可以用它来组织文档，并观察文档的结构，也能在文档中进行大块大块移动生成目录和其他列表提供了一个方便的途径，同时显示大纲上具栏，可给用户调整文档的结构提供方便（如移动标题与文本的位置，提升或降低标题的级别等。）

阅读版式，最佳观看视图，分为左/右两个窗口显示（阅读文章的最佳视图）

4. word中的模板分为两类：一是系统向导和模板，第二类为用户自定义模板。

二：Excel部分 60%

（一）运算符 Excel中的运算符四种类型：算术运算符、比较运算符、文本运算符和引用运算符，它们的功能与组成如下所述。 1.1算术运算符 P119

用于完成基本的数算，如加法、减法和乘法，连接数字和产生数字结果等。 各算术运算与用途如下表所列： 表5.1：算术运算符 算术运算符

+ – * / % ^

名称 加号 减号 星号 斜杠 百分号 脱字符

用途 加

“减”以及表示负数。

乘 除 百分比 乘方

示例 3+3 3–1、-2 3*3 3/3 20%

3^2（与 3*3相同）

1.2比较运算符

用于比较两个值，结果将是一个逻辑值，即不是TRUE(真)就是FALSE(假)。与其它的计算机程序语言相类似，这类运算符还用于按条件做下一步运算。各算术运算符名称与用途如下表所列。

表5.2：比较运算符

比较运算符

= > < >= <= <>

名称 等号 大于号 小于号 大于等于号 小于等于号 不等于

用途 等于 大于 小于 大于等于 小于等于 不等于

示例 A1=B1 A1>B1 A1=B1 A1<=B1 A1<>B1

1.3文本运算符

这实际上是一个文字串联符——&，用于加入或连接一个或更多字符串来产生一大段文本。如”North” & “wind”，结果将是North wind。 1.4引用运算符

引用下表的运算符可以将单元格区域合并起来进行计算。 表5.3：引用运算符

引用运算符

: ,

名称 用途 示例 B5:B15 SUM(B5:B15,D5:D15)

冒号 区域运算符，对两个引用之间，包括两个引用在

内的所有单元格进行引用。 逗号 联合操作符将多个引用合并为一个引用。

如果公式中使用了多个运算符，中文Excel 2000将按下表所列的顺序进行运算。如果公式中包含了相同优先级的运算符，例如，同时包含了乘法和除法运算符，则将从左到右进行计算。如果要修改计算的顺序，可把需要首先计算的部分放在一对圆括号内。 表5.4：运算的顺序

运算符 :（冒号） （空格） ,（逗号） –(负号)

% ^ *和 / +和 – &

示例 引用运算符

-1 百分号 乘幂 乘和除 加和减 连接两串文本

（二） Excel出错信息 P121

在操作Excel的过程中，我们经常遇到诸如”＃＃＃＃＃!”或”＃VALUE!”之类的出错信息，让我们茫然不知所措。但是只要我们弄清到底是什么出了错，我们就能对症下药，解决这些问题。

下面我们就介绍几种常见的错误信息，并归纳了产生这些错误信息的原因： 2.1 ＃＃＃＃＃

若单元格中出现“＃＃＃＃＃”，极有可能是因为该单元格中公式所产生的结果太长，致使该单元格容纳不下的缘故。

解决：可以通过调整列之间的边界来修改列的宽度。 2.2 ＃DIV/O!

当您在自己的表格中看到了此信息，毫无疑问是您的除法公式出了问题。您需要检查一下除数是否为0，或者除数是否指向了一个空单元格（以及包含空单元格的单元格）。 解决办法：修改单元格引用，或者在用作除数的单元格中输入不为零的值。 2.3＃VALUE!

有两种原因可以导致这种信息的出现：一是因为在需要数字或逻辑值时却输入了文本的原因；二是在对需要赋单一数据的运算符或函数时，却赋给了一个数值区域等。 解决：确认公式或函数所需的运算符或参数正确，并且公式引用的单元格中包含有效地数值。 2.4＃name? 顾名思义，这是公式中使用了Excel不能识别的文本而产生的错误；也可能是删除了公式中使用的共同名称或使用了不存在以及拼写错误的名称所致。 从以下几方面进行检查纠正错误： （1） 如果是使用了不存在的名称而产生这类错误，应确认使用的名称确实存在。在”插入”

菜单中指向”名称”，再单击”定义”命令，如果所需名称没有被列出，请使用”定义”命令添加相应的名称。

（2） 如果是名称，函数名拼写错误应修改拼写错误。

（3） 确认公式中使用的所有区域引用都使用了冒号(：)。例如：SUM(A1：C10)。 注意将公式中的文本括在双引号中。 2.5＃N/A

无信息可用于所要执行的计算。解决：在等待数据的单元格内输入数据。 2.6＃REF!

删除了被公式引用的单元格或单元格范围。

解决：恢复被引用的单元格或单元格范围，或是重新设定引用范围。 2.7＃NUM!

提供无效的参数给工作表函数，或是公式的结果太大或太小而无法在工作表中表示。 解决：确认函数中使用的参数类型正确 2.8 ＃NULL!

在公式中的两个范围之间插入一个空格以表示交叉点，但这两个范围没有公共单元格。 解决：取消连个范围之间的空格。 （三）引用 P116

EXCEL单元格的引用包括相对引用、绝对引用和混合引用三种。 1、绝对引用

单元格中的绝对单元格引用（例如 $F$6）总是在指定位置引用单元格F6。如果公式所在单元格的位置改变，绝对引用的单元格始终保持不变。如果多行或多列地复制公式，绝对引用将不作调整。默认情况下，新公式使用相对引用，需要将它们转换为绝对引用。例如，如果将单元格 B2 中的绝对引用复制到单元格 B3，则在两个单元格中一样，都是 $F$6。

2、相对引用

公式中的相对单元格引用（例如 A1）是基于包含公式和单元格引用的单元格的相对位置。如果公式所在单元格的位置改变，引用也随之改变。如果多行或多列地复制公式，引用会自动调整。默认情况下，新公式使用相对引用。例如，如果将单元格 B2 中的相对引用复制到单元格 B3，将自动从 =A1 调整到 =A2。

3、混合引用

混合引用具有绝对列和相对行，或是绝对行和相对列。绝对引用列采用 $A1、$B1 等形式。绝对引用行采用 A$1、B$1 等形式。如果公式所在单元格的位置改变，则相对引用改变，而绝对引用不变。如果多行或多列地复制公式，相对引用自动调整，而绝对引用不作调整。例如，如果将一个混合引用从 A2 复制到 B3，它将从 =A$1 调整到 =B$1。

在Excel中输入公式时，只要正确使用F4键，就能简单地对单元格的相对引用和绝对引用进行切换。现举例说明。

对于某单元格所输入的公式为“=SUM(B4:B8) ”。

选中整个公式，按下F4键，该公式内容变为“=SUM($B$4:$B$8)”，表示对横、纵行单元格均进行绝对引用。

第二次按下F4键，公式内容又变为“=SUM(B$4:B$8)”，表示对横行进行绝对引用，纵行相对引用。

第三次按下F4键，公式则变为“=SUM($B4:$B8)”，表示对横行进行相对引用，对纵行

进行绝对引用。

第四次按下F4键时，公式变回到初始状态“=SUM(B4:B8)”，即对横行纵行的单元格均进行相对引用。

需要说明的一点是，F4键的切换功能只对所选中的公式段有作用。 （四）单元格的选取

（1）选取活动单元格一个单元格被选取时，其四边框将以镂空粗线条显示，称之为活动单元格；一个单元格区域被选中时，其左上角的单元格便成为活动单元格。

①利用健盘选取单元格。②利用鼠标选取最简单的是将鼠标移动到该单元格，单击；③直接选取所需要的单元格一种：直接在名称框里输入单元格名称即可；二种：利用“编辑”下的“定位”或按F5打开定位。

（2）选取工作表边界上的单元格

先按End键，再按右方向键，活动单元格为IV；

先按End键，再按下方向键，活动单元格为IV65536； 先按End键，再按左方向键，活动单元格为A65536；

先按End键，再按下方向键，活动单元格为A1,同时按Ctrl+Home返回A1单元格。 （3）选取连续单元格 ：选中要选取区域的第一个单元格，按下鼠标左键不松住右下拉动到要选取的对角单元格后再松手即可； （4）选取大范围的单元格区域 ：1）、使用“定位”；2）、使用Shift键和鼠标拉动；3）、使用F8键：① 移动鼠标到要选取的区域的左上角单元格，单击该单元格。② 按下F8,窗口底部状态行将显示EXT提示信息，表示系统已经激活了扩展模式。③ 单击要选择区域的对角单元格。④ 按下F8键结束选择。4）、选取工作表整个表格：单击工作表左上角行和列标的交叉按钮即可。

（5）选择整行或整列的单元格区域 ：1）、单击整行或整列的行名或列标即可。2）、如果选取的是连续的几行或几列，则选中起始处行或列的名，然后按下鼠标拉动到结束处松手即可。3）、如果选取的是不连续的几行或几列，则按下键盘上的Ctrl后再进行选取即可。 （五）1、排序 （1）数值排序 RANK函数

RANK函数是Excel计算序数的主要工具，它的语法为:RANK （number，ref， order），其中number为参与计算的数字或含有数字的单元格，ref是对参与计算的数字 单元格区域的绝对引用，order是用来说明排序方式的数字（如果order为零或省略，则 以降序方式给出结果，反之按升序方式）。

需要注意的是:相同数值用RANK函数计算得到的序数（名次）相同，但会导致后续 数字的序数空缺。假如上例中F2单元格存放的数值与 F3相同，则按本法计算出的排名 分别是3、3和1（降序时）。 COUNTIF函数

COUNTIF函数可以统计某一区域中符合条件的单元格数目，它的语法为COUNTIF （range，criteria）。其中range为参与统计的单元格区域，criteria是以数字、表达 式或文本形式定义的条件。其中数字可以直接写入，表达式和文本必须加引号。 IF函数

Excel自身带有排序功能，可使数据以降序或升序方式重新排列。如果将它与IF函 数结合，可以计算出没有空缺的排名。 (2)文本排序

如果您要将图1数据表按车间名称的笔划排序，可以使用以下方法:

选中排序关键字所在列（或行）的首个单元格（如图1中的A1），单击Excel“数据”菜单下的“排序”命令，再单击其中的“选项”按钮。选中“排序选项”对话框“方法”下的“笔画排序”，再根据数据排列方向选择“按行排序”或“按列排序”，“确定”后回到“排序”对话框 （图2）。如果您的数据带有标题行（如图1中的“单位”之类），则应选中“有标题 行”（反之不选），然后打开“主要关键字”下拉列表，选择其中的“单位”，选中排 序方式（“升序”或“降序”）后“确定”，表中的所有数据就会据此重新排列。 (3)自定义排序

如果您要求Excel按照“金工车间”、“铸造车间”和“维修车间”的特定顺序重排工作表数据，前面介绍的几种方法就为力了。这类问题可以用定义排序规则的方法解决:首先单击Excel“工具”菜单下的“选项”命令，打开“选项”对话框中的“自定义序列”选项卡（图3）。选中左边“自定义序列”下的“新序列”，光标就会在右边的“输入序列”框内闪动，您就可以输入“金工车间”、 “铸造车间”等自定义序列了，输入的每个序列之间要用英文逗号分隔，或者每输入一个序列就敲回车。如果序列已经存在于工作表中，可以选中序列所在的单元格区域单击“导入”，这些序列就会被自动加入“输入序列”框。无论采用以上哪种方法，单击“添加”按钮即可将序列放入“自定义序列”中备用（图3）。 使用排序规则排序的具体方法与笔划排序很相似，只是您要打开“排序选项”对话 框中的“自定义排序次序”下拉列表，选中前面定义的排序规则，其他选项保持不动。 回到“排序”对话框后根据需要选择“升序”或“降序”，“确定”后即可完成数据的 自定义排序。 2、冻结窗口

窗口冻结的三种形式，冻结行、冻结列、冻结单元格

不管是哪一种冻结，需要注意的是：如果你想保持某一行或列为冻住后的最后一行，那么，在冻结时，就选择这一行的下一行或下一列进行冻结。如果你使第1行保持显示，用鼠标先选中第2行的行标，当前用鼠标点一下第2行的行标，然后再从菜单栏 “窗口”---选择“冻结”即可，这时右侧下拉框进行下拉时，第1行的标题将始终保持不变。 冻结列，道理也是一样。

冻结行和冻结列有一个缺点是，如果你冻结了行，那么窗口向右拉时，左侧第1列的标题是有可能看不到的。冻结列也是如此。

那么，如果我们希望使用了冻结后，不管向下拉还是向右拉，窗口都能显示左侧和上面的标题时，这就需要用冻结单元格的形式了。 用鼠标点一下B2单元格，然后再从菜单栏，“窗口”---“冻结窗格”即可，这时向下拉时，第1行保持不动，向右拉时，第1列保持不动。窗口冻结的解除，菜单栏，“窗口”---“取消冻结窗格”即可。

（六）常用函数

1)

SUM(数值求和)

说明: 用来对指定单元格(即参数)的所有数字(即\"值\")求和

使用格式：SUM（Number1‚Number2„„ （ Number1、Number2„„代表需要计算的值，

可以是具体的数值、引用的单元格（区域）、逻辑值等）

参数定义: 参数用逗号分开,最多可以指定30个.

要点: 可以作为计算对象的有数值、作为文本输入的数字,以及包含上述数值的单元格.空白

单元格被视为0计算.

特别提醒：如果参数为数组或引用，只有其中的数字将被计算。数组或引用中的空白单元格、

逻辑值、文本或错误值将被忽略；如果将上述公式修改为：=SUM(LARGE(D2:D63,{1,2,3,4,5}))，则可以求出前5名成绩的和。

2) SUMIF(计算符合指定条件的单元格区域内的数值和)

说明: 用来对搜索指定条件的单元格(即参数)的所有数字(即\"值\")求和.即只求和被满足条件

的单元格.

使用格式：SUMIF（Range‚Criteria‚Sum_Range）

Range为用于条件判断的单元格区域；Criteria是由数字、逻辑表达式等组成的判定条件；Sum_Range代表需要计算的数值所在的单元格区域;Sum_range为需要求和的单元格、区域或引用。

参数定义: RANGE=指定作为搜索对象的单元格区域.即找是否有与条件相配的单元格区 域.CRITERIA=指定搜索RANGE单元格的\"条件\即说明条件.SUM_RANGE=指定求和对象的单元格区域.即要求求和的行或列.

要点: 指定的条件必须用 \" \" (双引号括起来),如 \">=100\"、\"男\" 等

3) COUNT（计算参数列表中的数字项的个数）

语法：COUNT(value1,value2, ...)

说明：Value1, value2, ... 是包含或引用各种类型数据的参数（1～30个），但只有数字类型的数据才被计数。函数COUNT在计数时，将把数字、空值、逻辑值、日期或以文字代表的数计算进去；但是错误值或其他无法转化成数字的文字则被忽略。

如果参数是一个数组或引用，那么只统计数组或引用中的数字；数组中或引用的空单元格、逻辑值、文字或错误值都将忽略。

例：要是写成＝COUNT(B1,D1)，那就是计算机B1和D1两个单元格中有几个数字（不包括C1单元格）；

写成＝COUNT(B1:D1)，注意，中间用冒号了，那就是计算机从B1单元格到D1单元格

中数字的各数了，（这就包括数字单元格了）；

写成＝COUNT(\"B1\，那结果就是0,因为里面没有一个数字，B1和

D1因为加了引号，所以是字符了，不是单元格。

如果A1为1，A5为3，A7为2，其他均为空，则：

COUNT(A1:A7) 等于 3 备注：计算出A1到A7中，数字的个数 COUNT(A4:A7) 等于 2 备注：计算出A4到A7中，数字的个数

COUNT(A1:A7, 2) 等于 4 备注：计算A1到A7单元格和数字2一起，一共是多少个数字（A1到A7中有3个，加上数字2，一共4个）

4) COUNTIF（数值求和）

说明: 用来对搜索指定条件的单元格(即参数)的个数.即只求和被满足条件的单元格个数. 参数定义: RANGE=指定作为搜索对象的单元格区域.即找是否有与条件相配的单元格区

域.CRITERIA=指定搜索RANGE单元格的\"条件\即说明条件.

要点: 指定的条件必须用 \" \" (双引号括起来),如 \">=100\"、\"男\" 等

5) AVERAGE（返回参数平均值）

语法：AVERAGE(Number1,Number2……) 其中： Number1, number2, ... 是要计算平均值的 1～30 个参数。

例：如果 A1：A5 命名为 Scores，其中的数值分别为 10、7、9、27 和 2，那么：

AVERAGE(A1:A5) 等于 11 AVERAGE(Scores) 等于 11 AVERAGE(A1:A5, 5) 等于 10

AVERAGE(A1:A5) 等于 SUM(A1:A5)/COUNT(A1:A5) 等于 11

如果 C1：C3 命名为 OtherScore，其中的数值为 4、18 和 7，那么：

AVERAGE(Scores, OtherScores) 等于 10.5。

6) RANK（排序数字）

说明: 可以返回某个数值在数字列表中的排位情况. 使用格式：RANK（number,ref,order）

number表示需要进行排位的数值；ref表示数字列表组成或对数值列表的引用；

order表示ref进行排位的方式,排位方式以数字表示,也可以省略,省略或为0表示对ref按照降序排列,不为0时均表示对ref按照升序排列.

要点: 此函数只能对数值排序.

7) IF（根据条件分开处理）

说明: 判断指定的值,如果满足条件时则„,如果不满足条件时则„.公式可以理解为:=IF(条件,

符合条件时的计算方式,不符合条件时的计算方式.) 参数定义: 参数用逗号分开,最多可以指定30个.

要点: 03版中最多可以嵌套使用7个IF函数;07版中最多可以嵌套个IF函数. 使用格式: IF(Logical,Value_if_true,Value_if_false)

Logical代表逻辑判断表达式；Value_if_true表示当判断条件为逻辑“真（TRUE）”

时的显示内容，如果忽略返回“TRUE”；Value_if_false表示当判断条件为逻辑“假（FALSE）”时的显示内容，如果忽略返回“FALSE”。

8) VLOOKUP（按照垂直方向搜索区域）

说明: 按照垂直方向搜索\"Table_array\"的首例,搜索出满足指定\"Lookup_value\"的值,或者搜索

出小于搜索值的最大值.返回值为与查找到的单元格同行的,指定的

\"Col_index_num\"(列序号)右移的单元格的值.即,指定搜索条件,设定搜索区域,向右设定至某列.结果为找出在搜索区域中与条件相同的数据再向右移动N行后(同一行)找出相应结果.

使用格式：VLOOKUP(lookup_value‚table_array‚col_index_num‚range_lookup)

Lookup_value代表需要查找的数值；Table_array代表需要在其中查找数据的单元

格区域；Col_index_num为在table_array区域中待返回的匹配值的列序号（当Col_index_num为2时‚返回table_array第2列中的数值，为3时，返回第3列的值„„）；Range_lookup为一逻辑值，如果为TRUE或省略，则返回近似匹配值，也就是说，如果找不到精确匹配值，则返回小于lookup_value的最大数值；如果为FALSE，则返回精确匹配值，如果找不到，则返回错误值#N/A。

参数定义: 英文字母不区分大小写;右移列数从第一列开始;搜索区域为含条件列至结果列. 要点: 适用于纵长的表格的搜索,搜索的列通常为首列.当搜索不到满足值时,返回错误值

\"#N/A\".当超出搜索区域时,返回错误值\"#REF\".

特别提醒：Lookup_value参见必须在Table_array区域的首列中；如果忽略Range_lookup参

数，则Table_array的首列必须进行排序；在此函数的向导中，有关Range_lookup参数的用法是错误的。

精确查找是vlookup最基本也是最常用的功能,对于数据量大的查找,其速度比菜单中 的查找还快.设置vlookup第四个参数为false或0,即为精确查找.

精确查找适用于文本,也适用于数值；但对数值查找时须注意格式一致,否则会出错. （七）数据透视表

（1）含义：可以把Excel想象成一个很大的工具箱，它包含我们要使用的各种工具。数据透视表本质上是Excel工具箱中的一个工具。数据透视表是用来从Excel数据列表、关系数据库文件或OLAP数据集中的特殊字段中总结信息的分析工具。它是一种交互式报表，可以快速分类汇总、比较大量的数据，并可以随时选择其中页、行和列中的不同元素，以达到快速查看源数据的不同统计结果，同时还可以随意显示和打印出你所感兴趣区域的明细数据。

（2)特征、优势：通过数据透视表查看数据集时，有可能看到之前没有注意到的数据细节，此外还可以旋转数据透视表，以便从不同的透视角度查看数据。数据透视表有机的综合了数据排序、筛选、分类汇总等数据分析的优点，可方便地调整分类汇总的方式，灵活地以多种不同方式展示数据的特征。一张“数据透视表”仅靠鼠标移动字段位置，即可换出各种类型的报表。同时，数据透视表也是解决函数公式速度瓶颈的手段之一。使用数据透视表能够建立数据集的交互视图。我们称这个视图为数据透视报表，从而我们可以方便地将数据分组，汇总大量的数据形成有用的信息，在很很短的时间内进行各种计算。

第三部分:PPT 20%

1. 模板：保持一致，前后统一性.

2. 幻灯片的切换方式：PageUp前-PageDown后

幻灯片左下角的两个小箭头，左前一张，右后一张 键盘上的左右键 enter前-backspace后 空格后

3. 幻灯片的放映：在PowerPoint中可以根据需要，使用3种不同的方式进行幻灯片的放映，即演讲者放映方式、观众自行浏览方式以及在展台浏览放映方式。单击“幻灯片放映”中“设置放映方式”命令，弹出“设置放映方式”对话框，如图所示，选择幻灯片放映方式。

4. PPT视图： PowerPoint提供了普通视图、幻灯片视图、大纲视图、幻灯片浏览视图、

备注页视图和幻灯片放映视图等6种视图模式。

普通视图采用三框式画面显示大纲、幻灯片和备注，以方便浏览与编辑。

幻灯片视图含有大纲窗格和幻灯片窗格，每个窗格的功用与普通视图相同。在幻灯片窗格中只显示一张当前的幻灯片，主要用来对演示文稿中的每一张幻灯片进行详细的设计和编辑。在此视图下，可以直接看到幻灯片的静态设计效果。 大纲视图含有大纲窗格、幻灯片缩图窗格和幻灯片备注页窗格。在大纲窗格中显示演示文稿的文本内容和组织结构，不显示图形、图像、图表等对象。在大纲视图下编辑演示文稿，可以调整各幻灯片的前后顺序；在一张幻灯片内可以调整标题的层次级别和前后次序；可以将某幻灯片的文本复制或移动到其他幻灯片中。

在幻灯片浏览视图中，按幻灯片序号顺序显示演示文稿中全部幻灯片的缩图。在幻灯片浏览视图下，可以复制、删除幻灯片，调整幻灯片的顺序，但不能对个别幻灯片的内容进行编辑、修改。双击某一选定的幻灯片缩图可以切换到显示此幻灯片的幻灯片视图模式。