信息资源管理流程范例

信息资源管理流程范文1

【关键词】网络 档案系统 分析与设计

现代科学技术的快速发展促进信息时代的到来，人们对信息的需求越来越多样化和复杂化，获取信息的方式也逐渐从手工查找转变为以网络搜索为主要途径。因此，在新时期，基于网络环境进行档案信息资源管理系统的建设与设计，有助于进一步提高档案资料的利用率，为档案资源的开发和利用提供便捷的途径，从而实现我国档案事业的蓬勃发展。下面对档案信息资源管理系统分析与设计进行了探讨。

1 进行网络化档案信息资源管理系统建设的目的

1.1 提高档案资源的利用率

基于网络进行档案信息资源管理系统的建设，一个最主要也是最根本的目的就是提高档案资源的利用效率。实现了网络化的档案信息资源管理系统建设，档案工作人员就可以利用计算机等现代化办公设备完成重复、繁琐的档案管理工作，用户也可以通过网络平台进行档案信息资源的查阅和使用，档案信息资源得到了最大限度的共享，极大的提高了档案资源的利用率，同时还有效节约了人力资源和成本费用。

1.2 实现档案资源的规范化管理

基于网络进行档案信息资源管理系统的建设，符合当今社会对档案事业发展的要求，利用网络化的自动办公设备，可以在统一的工作方法和工作制度下高效的完成档案资料的归档、整理、编排等工作，实现档案信息资源管理系统与办公系统的自动化联网，从而使档案管理工作变得科学化和规范化，档案的安全性也得到了很好的保障。

2 基于网络的档案信息资源管理系统结构设计与分析

2.1 设计原则

2.1.1 实用性

实用性是进行档案信息资源管理系统开发与设计的最终目标也是根本要求，更是系统开发和运行成功的标志。因此，这就需要在进行系统设计之前做好用户的需求分析工作，基于现有的档案信息资源管理业务的实际情况，把系统的实用性放在最关键的位置，根据用户的需求进行档案信息资源管理系统各功能模块的设计。

2.1.2 安全性和可靠性

。

2.1.3 先进性和可扩充性

如前文所述，进行档案信息资源管理系统开发与设计的目的就是为了适应现代化的档案管理工作的发展要求，因此，在进行系统的设计与实施时，必须采用先进的技术和网络平台，紧跟行业发展的步伐，保障档案信息资源管理系统的先进性。另外，任何一个系统都不可能永久使用，都需要定期进行更新和升级，因此，在进行系统设计时一定要保障系统功能的可扩充性，使其能够很好的适应主流的软硬件平台，保障系统的高效运行。

2.2 设计过程和方法

2.2.1 系统分析

进行档案信息资源管理系统设计的最基础环节就是进行系统分析，其内容包括对系统运行的具体工作环境和内容做好前期调查工作，完成系统建设的可行性分析论证（优势、劣势、改进机会等），并在此基础上制定系统的初步设计方案，明确系统运行和工作的具体，建立系统的逻辑模型。

2.2.2 系统设计

。

2.2.3 系统实现

系统实现是档案信息资源管理系统建设的最后阶段，主要工作内容是完成系统运行的环境构建、程序设计、系统调试和试运行，试运行一段时间如果没有出现问题则可以将系统交付用户使用。需要重点强调的是要加强对系统运行的网络环境的构建，保障系统能够随时高效地为不同的用户提供个性化的档案信息服务。

2.3 档案信息资源管理系统的重点建设项目

2.3.1 建立智能化的检索系统

网络化的档案信息资源管理系统的建设最终目的是为了方便用户查找和使用档案信息，因此，在进行系统设计时有必要完善智能化的网络检索系统。其设计的根本途径是根据用户需求建立信息导航系统和交流平台，智能化的帮助用户表达自己的信息需求，实现个性化的档案信息服务以及最大化的信息资源共享。用户的档案资料检索流程如图1所示。

2.3.2 建立与各信息系统互联的综合档案信息系统

。

综上，基于网络的档案信息资源管理系统的设计与实施要以满足用户需求为根本原则，保证系统的实用性和安全性，完善系统的功能和数据库资源建设，才能更好地为档案信息需求者提供更优质的服务。

参考文献

[1]仇月红.基于网络的档案信息资源管理系统研究[D].南京理工大学，2010.

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一、电子政务环境下档案信息资源管理的特点

电子政务就是把现代信息技术引入机构，将管理和服务通过网络技术进行集成，在互联网上实现组织结构和工作流程的优化重组，创建一个虚拟的办公环境。信息资源管理涉及信息资源、信息网络、信息技术应用、信息产业发展、信息化人才、信息化法规标准等多方面在内的信息化体系，其中信息资源是进行档案信息管理的核心。电子政务环境下档案信息资源管理的特点主要有：一是档案信息资源管理目标的多样性。由于公务部门的性质，档案信息资源管理必须能够辅助好决策，宣传政治、经济、文化思想，并实现其相应的目的。二是档案信息资源管理模式的灵活性。档案信息资源管理模式无论在任何地方都不能有完全的通用性，不同时期、部门要注意档案管理的需求分析，只有这样，才能充分发挥电子政务环境下档案信息资源的价值。三是档案信息资源管理手段的多元性。行政手段和法律手段一直是记录管理的主要手段，如政务档案信息密级越高，越能发挥作用。而随着信息技术的发展，技术手段对于档案信息管理显得愈发的重要。先进的技术手段不仅能提高档案信息的管理效率，也有利于提升政务档案信息的安全系数。

二、电子政务环境下档案信息资源管理的现状

。电子政务环境下的档案管理工作从形成、审核到各项环节都有了新的突破，建立了新的流程制度。同时，电子政务的蓬勃发展也促使最初的档案计算机辅助管理系统逐步发展成为专业的电子文件管理系统。。同时，电子政务环境下的档案信息建设也逐渐引起了广大研究人员的注意，从内涵、特点到管理策略、发展方向都给出了相应的指导性意见。。目前，档案信息资源建设的不完善导致信息资源开发和利用不充分，主要表现在：一是决策所需要的信息不全，政务档案信息没有做好科学管理；二是有用信息没能得到利用，缺乏相应的档案信息库；三是档案信息质量差，不利于政务决策；四是档案信息封闭造成政务信息交流受阻，信息共享程度低。

三、电子政务环境下档案信息资源管理的策略

电子政务环境下档案信息化建设是以网络建设为基础，以档案信息资源建设为核心，以社会共享为目标的动态发展过程。而如何保证电子文件的可靠性和可利用性是当前我们面对的主要问题，也是电子政务环境下进行档案信息资源管理的意义所在。

1.建立相应的档案资源数据库。建立数据库的前提是健全档案信息，保证档案数据的全面、真实、完整，然后才能设计出符合政务需求的电子文件管理系统，不仅便于组织和查询，还可以进行深度数据挖掘，为决策提供全面可靠的信息支撑。

2.开展政务档案公开信息服务。政务公开就是使国家机关信息公开，行政权力公开透明运行。电子政务环境下的档案信息资源作为政务信息的重要组成部分，有必要推行公开信息服务。政务机关要结合自身特点，对关乎社会民众切身利益的档案信息资源进行公开、公示，以更好地改善政务档案信息质量。

3.建立面向公众的档案信息服务通道。档案工作不仅要满足公务机构或组织的需求，还要满足社会大众的需求，最大范围地向社会各方面提供档案信息。随着新媒体时代的到来，微博、数字杂志、数字报纸、数字广播、手机短信、移动电视、触摸媒体等都可以作为档案信息服务媒介，建立起多元化的档案信息服务通道，这种人性化、便民化的方式可以更好地改善档案信息资源的服务水平。

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一、当前档案信息资源管理系统中曝露的问题

首先，档案归档管理模式陈旧目前。。然而，对于归档管理而言，其模式却并没有实现同步的发展。管理中对归档部门业务引导方法效果不佳，没有管理好兼职档案人员，对于归档文件的质量管理工作执行不到位。其次，档案信息资源管理系统运作效率低。企业或者部门的档案工作人员是档案信息资源管理系统的直接使用者，对于档案管理的流程他们都比较了解，熟悉系统的运作模式，明白业务规则制定以及管理的方法。但是，由于业务规则存在形式是代码，而代码在计算机系统中不集中，计算机系统灵活性和友好性都较差，所以规则的修改和调整需要由档案工作人员将意图告诉IT技术人员，然后再由技术人员对业务规则进行修改，这就导致了业务规则调整的时间变长，管理系统的运作效率降低。再次，档案信息资源管理系统维护费用较高。很多人认为信息系统上线运作后就代表工作的成功，然而这却仅仅是工作的开始，在后面还有更多的工作等着完成。系统的维护、软件的升级、数据库的开放等等，这些后续的工作导致了档案信息资源管理系统维护费用昂贵。然而，档案业务人员对于系统的维护工作不懂，必须有专业的技术人员或者公司进行，这势必会造成维护费用的提升。最后，档案信息资源管理系统寿命过短。许多档案部门为了省事直接把档案信息资源管理系统的开发工作交给外包公司来完成，然而最终能够成功开发出合适系统的并不多。因为我国的档案事业发展比较迅速，管理规则以及操作制度等变化较快。档案管理部门种类不同、级别不同，则业务管理标准也不相同。业务规则经常发生变化，而规则每变动一次就要对软件进行一次修改，经常有系统刚要交付就有出现需要修改规则的要求。

二、业务规则管理及其系统原理

业务规则是描述信息，它主要功能是对业务逻辑结构进行验证，影响并控制业务逻辑。业务逻辑的处理方式正是受到了业务规则管理而发生改变，业务行为采用结构化的业务规则数据表示。业务规则与程序之间相互。所以在编写程序时，可使用专业术语，对业务人员开放业务系统。业务规则系统属于工具和机制的综合，包括了多个组成部分。规则集成开发环境、规则语言框架、规则管理工具、访问控制、规则库、规则引擎等。规则集成开发系统主要是对规则进行调整。规则语言框架根据面对的对象不同，存在方式不同，有程序设计形式、数据库处理语言形式以及业务规则语言形式三种存在形式。规则管理工具面向更加多样化的对象，向他们提供入口，方便他们对规则进行调整。访问控制主要是设置访问权限，保证规则数据库的安全。应用程序主要把对象和数据交给规则引擎，规则引擎调用对应的规则，发生动作。总的来讲，业务规则管理系统的功能包括了管理规则、部署规则、分析规则、定制规则和设计规则，这些功能共同提高了业务规则管理的水平。

三、业务规则管理系统在档案信息资源管理中的应用

。依据图形界面，能够方便用户建立业务模型对象。其次是档案业务对象的模型，它主要对档案管理工作进行描述，记录档案业务的约束条件和名称等。业务规则语言是通过业务对象模型提供词汇。第三是档案业务规则语言，语言模型能够为技术人员以及业务人员提供了业务规则的语言，语言通过系统的处理后，以代码的形式传给规则引擎，由它进行执行。通常情况下对业务人员提供受限中文业务规则语言，对技术人员提供Java之类的语言。第四是档案规则库，其发挥的作用主要是存储作用。当用户将规则输入后，系统编译后将其存储在档案规则库，规则引擎可以对档案规则库中的规则进行调用和执行。有些公司还对档案规则库进行了分类，方便使用。最后是档案业务规则引起，其工作流程大致是创建对象、加载更换规则集、数据集合的提交、命令、得出结果。

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[关键词] 电子商务 信息资源 管理机制

人类社会进入到21世纪之后，随着计算机网络技术、通信技术的日益发展和融合，企业信息化建设迅猛发展，作为企业信息化的高级形式――电子商务已悄然兴起，面对日趋激烈的市场竞争，这种新型的营销方式，必将越来越拥有巨大的市场功能和广阔的市场空间。并对该领域中传统的观念和行为产生着巨大的冲击和影响，使企业模式、企业的组织和管理方式，以及经营和业务形式都在发生着深刻的变化。

我国的电子商务信息化建设在取得了显著进步和成就的同时，你有许多问题是必须面对的。比如：网络自身局限性、交易的安全性、电子商务的管理等，这些都是电子商务信息资源管理所面临的问题。那么，如何做好电子商务信息化建设呢？其中，信息资源的有序管理是其必备的基础和先决条件。

一、电子商务和信息资源管理

电子商务，Electronic Commerce，通常是指在全球各地广泛的商业贸易活动中，在网络环境下，基于浏览器/服务器应用方式，买卖双方不谋面地进行各种商贸活动，实现消费者的网上购物、商户之间的网上交易和在线电子支付，以及各种商务活动、交易活动、金融活动和相关的综合服务活动的一种新型的商业运营模式。“中国网络营销网”Tinlu指出，电子商务涵盖的范围很广，一般可分为企业对企业（Business-to-Business），或企业对消费者（Business-to-Consumer）两种。另外还有消费者对消费者（Consumer-to- Consumer）这种大步增长的模式。

电子商务提供企业虚拟的全球性贸易环境，大大提高了商务活动的水平和服务质量。新型的商务通信通道其优越性是显而易见的，其优点包括：1.降低成本，增加销售；2.提高工作效率；3.扩展市场范围；4.与客户良好沟通；5.提供全天候的服务；6.为顾客提供个性化服务等。

20世纪70年代末80年代初，把信息作为一种资源管理的需求日趋增强，产生了信息资源管理IRM（Information Resource 。。

信息资源管理机制是信息时代组织管理的重要思想，为组织信息资源管理提供了一种全新的理论方法，使信息成为企业的财富并为企业的总战略目标服务。IRM思想的基本特征包括综合性、经济性、系统性、决策性和技术性等。

二、电子商务环境下企业信息资源管理机制的构建

机制，泛指一个工作系统的组织或部分之间相互作的过程和方式，如市场机制。机制有多重含义，例如用机器制造的；机器的构造和工作原理；有机体的构造、功能和相互关系。泛指一个复杂的工作系统和某些自然现象的物理、化学规律等等。与我们常说的机制相近的含义是指做事情的方式、方法。但又不等同于这个意思。简单地说，机制就是制度加方法或者制度化了的方法。

。。

电子商务下的信息资源管理主要是管理过程各环节充分利用信息技术手段去搜集、加工、开发利用各种电子信息资源，从而创造信息增值做出新的决策。实质上是对电子信息资源生产，信息资源建设与配置，信息整合开发，传递服务，吸收利用的活动全过程各种信息要素（包括信息、人员、资金、技术设备、机构、环境等）的计划、组织、指挥、协调、控制，从而有效满足企业商务活动信息需要的过程。

电子商务信息资源管理机制可以改善企业的运作模式，增加企业收入，提高企业运作效率，并且降低经营成本，帮助企业与企业、企业与客户，以及企业和中介机构建立更密切的合作关系。

通过以上分析，可以看出，在电子商务环境下，信息资源是企业实现产品营销的主要手段，应加强对企业信息资源管理机制的研究。企业的信息资源管理机制可分为企业对企业（B to B）、企业对消费者（B to C）、企业内部等。不同方式的管理机制具有不同的组织和管理模式。

笔者认为，应以企业对企业的信息资源管理机制为主体，以企业对消费者的信息资源管理机制为重点，以企业内部的信息资源管理机制为辅助来构建电子商务下的企业信息资源管理机制，推动电子商务信息资源管理系统由低级向高级发展。

三、电子商务信息资源管理机制的分析

1.企业对企业(B to B)的信息资源管理机制

企业与企业之间的电子商务将是电子商务业务的主体，约占电子商务总交易量90%，所以，要注重对合作伙伴信息资源的收集。企业生产经营所需要的原材料、辅助材料、设备、动力等物资资料的提供部门都是企业的合作伙伴，来自这些领域的信息均在一定程度上影响和制约了企业的生产经营行为。。

在电子商务环境下，面向合作伙伴的信息资源管理，必须引入供应链管理理念，即在Internet操作平台上，将各个有关联的企业看作是经济循环链上的各个节点，加以虚拟化，这样，经济活动的有效运行需要各个节点的相互配合与合作，上一个节点的产品是本节点的原材料，本节点的产品又是下一个节点的原材料。那么，如何保证经济活动的有序运行，或者说，如何确保原材料的及时供应呢？这就需要利用Internet这一虚拟环境及时交流信息，了解需求方的需求信息。一般情况下，企业不需要再派人外出采购和定货，只是允许自己的供应商、配送商通过企业的外联网了解企业的生产、库存、配送等实时数据，以便让供应商或配送商来准确确定它们的供货或配送的时间、地点、内容和数量，保证原材料的及时足量供应。这种管理方式大大提高了企业生产经营的运行效率，既不会造成原材料缺货或供应不足，也不会带来原材料的大量积压，实现合理的库存管理或零库存管理，从而节约了企业的经营费用，降低了成本，提高了经济效益。

2.企业对消费者(B to C)的信息资源管理机制

从长远来看，企业对消费者的电子商务将最终在电子商务领域占据重要地位。随着生产的扩大，社会产品日趋丰富，市场竞争日益加剧，在此情况下，顾客选择的空间显著增大，客户需求越来越呈现出个性化特征，为了适应这种经营环境的变化，企业经营的管理理念需要进行重新定位：即由过去的“以产品为中心”转变为“以客户为中心”；生产管理也从“推式”模型向“拉式”模型转变，即企业生产首先是由客户的需求和交易信息所拉动的。由此可见，这种生产经营管理理念的变化，更加突出了企业对客户的信息资源管理，在现代企业管理中所处的地位。Internet技术的出现和电子商务的兴起，使得这种“以客户为中心”的经营理念变得更加现实和可行。

在电子商务环境下，企业对客户的信息资源管理，主要是在Intranet操作平台上，运行CRM（Consumer Resource Management）系统。；然后需要对数据库中的数据进行集成，以便综合管理和决策应用，这将用到数据仓库技术，通过对数据仓库的数据整理、数据分析和数据挖掘，把数据转换成关于客户的有用的信息和知识，并应用到企业销售、服务等日常生产经营活动中，形成对客户信息的收集、加工、分析、应用等一个完整的管理过程。CRM系统最主要的优势就在于实现了企业内部人员信息资源的共享性以及与客户沟通的实时性、互动性和低成本性。

3.企业内部的信息资源管理机制

。因此，必须加强对企业内部信息资源的管理。

企业内部的信息资源管理，无论是采用何种系统，都强调了围绕企业的核心业务进行信息资源管理，对于生产制造性企业来讲，以生产控制管理模块为核心，将计算机辅助设计（Computer Aided Degisn简称CAD）、计算机辅助工艺规程设计（Computer Aided Process Planning简称CAPP）、计算机辅助制造（Computer Aided Management简称CAM）集成在一起，形成产品数据管理系统（Product Data Management简称PDM），对企业的人、财、物等资源信息；生产、供应、销售、成本、质量等业务信息,以及整个产品开发生命周期内的设计、工艺、分析、计算、仿真、加工、更改和维护等数据信息有机的集成在一起，构成企业生产制造的信息资源库，这样，不仅解决了产品设计和制造过程中的信息传输和共享问题，而且还能为企业设计部门、制造部门、人财物管理部门,以及产供销管理部门等搭建一个信息交流的平台，实现信息的有序流动。对于经营性企业来讲，以进销存业务管理模块为核心，借助于信息技术建立一套集成的进销存管理系统，实现采购、销售、库存三模块间完全的信息共享和畅通的数据交流，根据销售预测确定经营规模，进而制定科学的商品采购计划，同时，通过供应链与供应商结成利益共同体，优先采购管理，通过Internet/Intranet技术适时收集销售业务信息，如市场占有率、销售利润、客户满意度等，并借助于相关管理软件，进行必要的数据分析，从而实现对销售活动的有效控制，销售战略的动态调整，优化销售管理，通过信息技术手段，动态掌握企业与市场、供应商的供求关系，保持合理库存，优化库存管理。在对核心业务流程信息实施管理的基础上，再辅助于财务管理模块、人力资源管理模块、办公自动化系统、客户关系管理模块等，建立各个模块之间的接口，从整体上优化企业内部的信息资源管理，实现信息资源的充分共享和广泛交流。

四、结论

在电子商务时代，企业信息资源在企业的发展中将日益占据主导地位，企业信息资源的管理水平将直接影响到信息资源的合理利用，只有对企业信息资源进行有效的管理，才能使企业信息环境变为有序的信息空间，实现信息资源效用的最大优化，提高企业自身的竞争力,对建立现代企业制度,适应市场经济的要求,起着举足轻重的作用,不容忽视。

参考文献：

[1]刘 跃:电子商务下的企业信息资源管理新模型[J].2006年9月,～90

[2]王兴泉:如何建立电子商务时代的企业信息资源管理体系[J].兰州学刊.2003年第6期,117～118,151

[3]张贵荣:论企业电子商务的信息资源管理.情报杂志[J].2003年第6期,59～60

[4]袁 红:从消费者信息成本看电子商务信息资源管理[J].情报杂志,2006年第2期

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对信息资源的研究始于20世纪70年代后期，美国哈佛大学的奥廷格在“信息资源项目”报告中，提出了信息资源的概念。后来的研究者认为信息资源的定义有两种：狭义的信息资源是指信息内容本身构成的有序化信息集合；广义的信息资源还包括与信息本身有关的各种资源。企业信息资源也有狭义和广义信息资源之分,本文的信息资源指的是国家信息化评测中心（NIEC）定义的狭义企业信息资源，它包括企业内在结构状态信息、客户群信息、竞争对手信息三大类共60项信息类型。

。一般来说，企业信息资源分为内部信息资源和外部信息资源两大类。企业内部信息资源包括管理信息、人事信息、财务信息等内部结构状态信息和生产信息、供应信息、营销信息、研发信息等内部生产经营信息；企业外部信息资源包括微观信息和宏观信息，微观信息有市场信息、项目信息、技术信息等，宏观信息有信息、科学信息、文化信息、经济信息等。。

。以企业门户为例，EIP软件设计要求以部门职能作为企业信息资源分类的基础，每个部门设立信息联络员来提出需求和提供信息。这样，如财务部门，可以有一个本部门的功能模块来管理和财务信息。

信息资源按照内在关系又可以分为元信息资源、本信息资源和表信息资源。元信息资源就是企业内部或企业外部未经筛选和处理的各种信息。企业信息资源管理的主要任务就是收集元信息资源，使之成为企业拥有的本信息资源，再通过企业内的知识活动转化成表达清晰、便于管理者使用的表信息资源。

这个过程可以概括成五个方面的企业信息化管理内容：

1、信息管理。信息管理是对信息本身的管理，通过信息的筛选、采集、加工和分类等，使元信息资源成为表信息资源。。

信息管理要充分认识到信息对企业的价值，要及时、准确、完整、经济地为企业经营活动提供信息。

2、存储管理。企业信息资源是企业的财富，存储管理要确保这笔财富被安全、完整地保存。

这需要分三个层次来考虑：一是软件系统的选择，包括操作系统（Windows 2000 Server）、数据库（MS SQL Server 2000）、信息系统等；二是存储技术的选择，存储局域网络（SAN）、磁盘冗余阵列（RAID）都是不错的选择；三是存储策略的选择，包括存储位置（分布式存储、集中存储、服务器托管等），备份策略（备份间隔期、备份内容、备份介质、保存时间、版本控制），访问策略等。其中，存储策略的选择是关键，一个好的存储策略要做到访问方便、信息安全、完整可恢复就要规划好存储策略。在笔者的公司就发生过因为备份版本与软件版本不一致而丢失信息资源的情况。

3、功能管理。功能管理是对信息系统服务功能的管理、导向和控制。功能管理的好坏，决定了信息资源的收集和利用效率。

企业内网中，功能管理的基本依据是企业的部门职能和分工。信息系统根据部门职能设置不同的功能模块组，并赋予不同的访问权限。。通过设计合理的功能模块，各部门还可以共享信息资源。

4、信息化技术管理。信息化技术管理包括网络建设、设备维护、软件应用、安全防毒等内容，是信息资源管理中最耗时、最基础的保障工作。由于信息资源使用者不需要了解具体技术，技术管理往往被忽视。但是，要流畅、安全、高效地使用信息资源，必须重视技术管理。就现在的网络使用情况来看，反病毒、反黑客技术正成为技术管理的重要内容。

5、信息化战略管理。企业信息资源的基础是人们对信息价值的高度重视，这种重视的结果就是进行信息化战略管理。信息化战略管理要求识别企业关键信息资源需求，制订适合企业实际的目标和计划。其主要内容包括：确定企业信息系统的使命和地位；设计信息化体系架构；形成信息化治理的组织结构；为信息系统的建设提供行动规范和技术标准。它是关于企业信息系统职能的目标及其实现的总体谋划。

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关键词：档案属性；档案信息资源；资源共享；阵地服务模式

基于档案属性的档案信息资源共享的目的是为了加强管理档案信息业务的信息交流、沟通，增强档案信息处理能力和效率，提高档案信息数据和信息的利用率、时效性和准确性[1]。对有效开发档案信息资源信息、提高办事效率、完善业务流程产生积极的影响，进而对推动全所信息资源的自动化管理都具有十分重要的意义[2]。本文为此探讨与构建了基于档案属性的档案信息资源共享模式。

1 档案信息资源共享的必要性分析

1.1 提高档案的规范化管理

档案信息资源管理系统与办公自动化联网，能解决由于人的因素而造成的档案分类标准前后不一致的问题，并且可以帮助立卷人员准确分类，同时对不合格案卷可以随时在数据库内进行调整，避免了退卷返工造成的人力及物力的浪费，使案卷的整理质量得到保证[3]。

1.2 提高档案利用率

档案管理工作通常包括档案的收集、整理、鉴定、统计、编制检索工具、著录、标引、检索和提供利用等固定的工作环节。实现办公自动化，档案部门作为确定事务处理的办公部门，可以利用电子计算机、各种通信等现代化的办公设备来管理档案，迅速、准确地完成档案的管理工作，实现管理现代化、自动化[4]。

2 当前档案信息资源共享存在的问题

2.1 资金制约

档案信息共享是一项高投入的事业，不仅是信息化项目的启动、信息数据库的建设，还是在因特网的运作都需要大量资金投入的，而档案部门用于信息化的资金还十分有限，经费不仅需要前期在硬件系统方面的投入，也需要后期日常维持及其正常运行的费用[5-6]。

2.2 共享程度低

档案信息服务最重要的是信息，信息质量与数量是网上共享服务成功的关键所在。而纵观档案信息资源开发，受资金、电子文件现行阶段及档案信息开放程度的影响而信息资源开发程度滞后且共享程度较低。。

2.3 技术薄弱

档案信息资源共享的实现与发展受制于档案人员运用信息技术的程度，还因受信息网络方面的法律、法规还不健全，信息基础设施尚不完善，网络和信息安全存在较大的隐患，而短时间内还无法达到信息完全共享。

3 基于档案属性的档案信息资源共享模式的构建-阵地服务模式

3.1 构建目标

本研究的目标以“综合化、网络化、信息化"的为宗旨，构建档案信息资源管理系统框架阵地服务模式构建目的是档案管理部门以阵地为依托，为档案管理部门用户提供借阅档案活动和开展的参考咨询服务，其中提供借阅档案行为是以阵地为依托，按照档案管理部门用户的要求，为档案管理部门用户查找或指引所需的档案资料。在信息环境下，开展参考咨询服务活动主要是利用现代化通讯技术与信息技术提供档案服务，也可视为一种阵地服务方式[7]。

3.2 构建措施

3.2.1 建立与各信息系统互联的综合档案信息系统

在现有的档案管理系统上完善其功能，建立与其他各部门之间互联的档案信息网络，逐步实现档案管理系统与其它应用系统的集成应用和数据交换，与各信息系统电子文件的一体化控制、管理，实现文件、档案全过程的动态管理。通过档案信息与产品设计、生产、管理等各种知识、信息的网络连接，使档案信息管理参与到电子文件的全程管理，做到信息的动态交流、沟通，成为企业各种信息的集成。同时，档案室与各专业部门建立合作、沟通的网络渠道，也可以使专业技术人员参与到档案信息的管理、利用中，增强档案信息开发利用的技术含量。既保证档案信息收集全面、及时，又使档案信息的提供利用有针对性、时效性，便于档案信息的网络管理、提供利用[8]。

3.2.2 建立健全产品档案信息数据库

依托PDS而建立的档案信息资源管理系统，应不断丰富健全完整、准确、系统和可扩展的档案信息资源数据库。；根据科研生产设计发展的需要，建立多媒体数据库，提供照片、声像等多种形式的丰富的档案信息服务；重点是产品专题数据库的建设，结合用户对信息的要求，利用网络平台进行信息的采集、鉴别、研究和编纂等。

3.2.3 建立智能化个性化检索系统

为了便于用户从众多的网络信息资源中搜索到所需要的信息，要根据用户的需求对数据库或网络信息建立导航系统和交流平台，包括智能地帮助用户表达信息需求，实现网上信息与用户需求的智能化匹配，开展个性化的主动推送服务。提供可以支持异构数据库跨库检索的搜索引擎，实现超大规模的数据资源共享。检索方式将从过去单一检索点的线性检索发展到可进行多元、多检索点的组配检索，从文本式检索发展到超文本检索；。

总之，档案工作的使命性、社会性决定了知识经济时代的档案信息资源共享必须提供更全面、更快捷、更准确的信息服务于社会。为此档案管理部门必须调整优化资源结构，不断丰富馆藏资源，提高档案资源保障率，加强共享，为促进社会进步提供强大的信息保障。

参考文献

[1] 蔡学美.数字档案馆建设几点思想[J].中国档案，2002年6期.

[2] 胡小琳.论档案资源的社会共享[J].档案学通讯，2003年5期.

[3] 张成昱，王平，赵仪.基于数据挖掘的网络信息资源管理系统分析、设计和实现[J].现代图书情报技术，2011，（2）：57-60.

[4] 许芳芹.提高网络环境下信息资源管理的策略[J].内蒙古电大学刊，2009，2（9）：16-17.

[5] 李静.网络经济时代面向服务的信息资源管理研究[J].河南师范大学学报（哲学社会科学版），2011，（9）：1 15-118

[6] 吴涛，毛佳霖.办公自动化系统开发和实施中几个问题的探讨[J].计算机系统应用，2008（2）：74-76.