项目档案管理

1 项目档案管理

项目档案管理是指以保存项目文件，提供及时查询、使用，实现管理活动的能力和效果的过程。它是实现企业项目管理的一种重要形式，也是实施项目管理决策、采取控制措施，完成项目管理目标、保证项目实施质量，发挥项目管理最大值的重要环节。

2 项目档案管理的重要性

项目档案管理具有重要的意义：

（1）保证时间管理的有效性。将项目信息整理和同步，可以提高项目实施的效率，防止计划延宕和实施效果的降低。

（2）为项目的决策和评估提供信息支持。只有全面的掌握关于项目的数据和信息，才能正确制定项目实施的策略，有效指导和确保项目的实施有效。

（3）实现档案的有效备份。将项目文件记录，可以建立档案备份，节省成本，提高档案的使用效率，形成可扩展、可重复梳理的数据库，为今后项目管理、评估及做出规划提供必要的支持。

3 项目档案管理的执行

项目档案管理的实施、执行有几个重要的原则：

（1）设计合理的档案管理体系。依据项目的不同阶段，构建合理、准确的档案体系，熟练掌握知道管理如何运作，搭建好整体架构；

（2）建立档案管理系统。清晰记录载入、归档、备份等具体操作步骤，采用健全、便捷的档案管理系统，提高档案管理的安全性；

（3）及时更新项目档案。项目管理人员需要完善、有效的管理文件，定期对项目档案进行备份和更新，持续维护档案信息的准确性，及时跟进项目进度。

4 小结

项目档案管理是实施项目的重要步骤，档案的管理不仅有保证项目活动的顺利开展，有利于对项目质量、成本、进度等进行控制和决策，还有利于全面有效地保存项目档案供今后参考，实现项目管理的最优效率。遵循设计合理的档案管理体系、建立档案管理系统、及时更新项目档案等原则，科学有效地管理档案，保证项目管理的成效，有利于企业发挥最大价值。