当发现行政合同无效时，管理者应该立即采取以下措施：
核实无效原因：首先需要核实合同无效的具体原因，可能是合同内容违法、违反强制性规定、缺乏必要的法律要素等。
终止合同：确认合同无效后，应及时通知对方终止合同，并明确终止的方式和程序。
协商解决：尽快与对方协商解决无效合同可能带来的影响，协商的方式包括重新谈判、签订新合同或者协商赔偿等。
法律诉讼：如果对方不配合解决，可以考虑通过法律途径解决纠纷，向提起诉讼。
防范措施：为避免类似问题再次发生，管理者需要加强对合同审查的程序，确保合同的合法性和有效性。
例如，某公司与部门签订了一个项目合同，后来发现合同中的一些条款违反了相关法律法规，导致该合同无效。公司应立即通知部门终止合同，并尽快与部门协商解决方案，最终可能需要通过法律途径解决纠纷。
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